Las notas crédito son documentos que el vendedor expide para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor, bien sea para acreditar la devolución de un valor determinado o para que la empresa pueda corregir errores en las facturas ya expedidas de una manera sencilla. El saldo a favor del cliente podrá ser usado en compras posteriores.

¿Cuándo se deben expedir notas crédito?

Las notas crédito pueden expedirse en los siguientes casos:

  • Cuando el cliente hace la devolución de productos en mal estado.
  • Cuando es necesario corregir facturas de venta expedidas con errores.
  • Para otorgar al cliente un descuento que no se incluyó en la factura.
  • Para hacer la anulación de facturas expedidas, por ejemplo si esta fue rechazada por parte de la DIAN.

Expide notas crédito electrónicas en Alegra

Expedir tus notas crédito en Alegra es muy sencillo, solo debes seguir estos pasos:

Ejemplo:

Formulario de nota crédito

A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:

  • Cliente: es la persona a quien le vas a expedir la nota crédito, es un campo requerido. Al elegir el cliente, Alegra carga su lista de precios asociada, puedes cambiarla haciendo clic en "Más opciones".
  • Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
  • Tipo de nota crédito: elige una de las opciones en el desplegable para indicar el motivo por el que se genera la nota crédito.
  • Fecha: fecha de emisión de la nota crédito.
  • Moneda: si tienes activada la opción "multimoneda" podrás elegir la moneda en que se realiza la operación. Ver más.
  • Más opciones:
    -Observaciones:
    notas internas no visibles en la impresión del documento.
    -Lista de precios:
    elige la lista de precios para la nota crédito.
  • Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
  • Pestaña "Hay devolución de dinero": indica la devolución de dinero que aplica, para notas crédito electrónicas debes usar la pestaña "Crédito a venta".
  • Crédito a venta: selecciona la factura asociada para aplicar el crédito y en el campo monto indica el valor a favor del cliente.

Una vez hayas terminado de llenar todos los campos del formulario puedes proceder a Guardar y expedir para generar el documento electrónico ante la DIAN o Guardar sin expedir para crear notas de crédito convencionales (no electrónicas).

Además puedes imprimir, enviar por correo o exportar tus notas crédito a Excel, desde el vinculo "Exportar". 

Consulta este artículo para saber cómo generar notas de crédito en otros países.

Aprende aquí como expedir facturas electrónicas en Alegra Colombia.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.

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