Alegra te permite administrar las numeraciones de tus documentos para manejar la información de manera ordenada en el sistema mediante un consecutivo que se incrementa de forma automática. Puedes indicar el número a partir del cual vas a elaborar tu próximo recibo de caja, comprobante de pago, nota de crédito, remisión, cotización y la siguiente orden de compra. Además en la parte inferior podrás configurar la resolución para tus facturas de venta por computador y facturas electrónicas (Ver más).

Configura la numeración para tus comprobantes

Sigue estos pasos para para configurar o modificar las numeraciones de tus documentos:

Ejemplo:

Configura la resolución para tus facturas de venta electrónicas y por computador

En Alegra puedes crear cuentas de cobro completamente válidas si perteneces al régimen simplificado, sin embargo para emitir facturas de venta válidas, según Resolución 00055 de 2016 debes contar con una resolución para facturar por computador, haz clic aquí para saber más.

Si perteneces al régimen común, también debes tener una resolución para facturar por computador y así generar tus facturas válidas ante la DIAN.

Consulta este artículo para saber cómo puedes solicitar tu resolución de facturación en línea.
Además en Alegra puedes expedir Facturas Electrónicas si fuiste seleccionado por la DIAN o si deseas acogerte a este nuevo modelo de forma voluntaria, haz clic aquí para conocer más.

La configuración de la resolución es un proceso que se lleva a cabo una sola vez. Para crear distintas resoluciones de facturación sigue estos pasos:

Explicación campos del formulario:

  • Casilla facturación electrónica: activa esta opción si vas a crear una nueva numeración para expedir facturas electrónicas y desactívala para crear una numeración tradicional (por computador).
  • Nombre: ingresa un nombre que te ayude a identificar la resolución.
  • El campo Numeración automática activado por defecto hace que el consecutivo se incremente de forma automática, puedes desactivarlo si deseas ingresarlo de forma manual al crear el documento.
  • Ingresa un prefijo para identificar cada numeración. Por ejemplo: si tienes 3 puntos de venta (Almacén 1, Almacén 2 y Almacén 3), tus prefijos podrían ser: A1, A2 y A3 respectivamente según como lo solicites ante la DIAN. Puedes omitir el prefijo si manejas una única numeración.
  • Ingresa el número inicial con el que vas a elaborar la próxima factura.
  • Si deseas puedes agregar el número final (este número es de carácter informativo en Alegra), o dejarlo en blanco.
  • Vigencia desde: ingresa la vigencia inicial de la resolución autorizada.
  • Vigencia hasta: ingresa la vigencia final.
  • Marca la opción "sí" del campo preferida si deseas que esta sea la numeración que el sistema ofrezca por defecto al crear tus facturas.
  • En el campo Número de resolución indica el número que encuentras en tu formulario de autorización de la DIAN.

Puedes crear todas las numeraciones que desees. Mira un ejemplo:

Conoce el proceso para solicitar por Internet tu resolución para facturar por computador:

Al momento de elaborar tus facturas podrás elegir cuál numeración deseas usar entre las creadas en el sistema.

Gestiona tus resoluciones de facturación

En Alegra puedes Editar, Eliminar o Desactivar los distintos tipos de numeración que tengas creadas mediante los botones de acción ubicados al frente de cada una. Una vez se ha utilizado una numeración en el sistema no se podrá eliminar, pero siempre la podrás desactivar.

Conoce Alegra POS, una alternativa para facturar desde el punto de venta, clic aquí.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.

 

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