La factura de venta es el documento que respalda las actividades comerciales de venta de productos o servicios y la expide un vendedor a su cliente. En Alegra puedes crear tus facturas de venta en minutos.

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Alegra cuenta con la funcionalidad de Facturación Electrónica para emitir facturas de venta en Costa Rica que son enviadas directamente a la DGT (Dirección General de Tributación) cumpliendo con todos los requisitos para llevar el control de tus ventas. Nunca perderás tus comprobantes electrónicos, los guardaremos por tiempo indefinido.
Activa esta funcionalidad en el menú Configuración >Empresa y podrás emitir facturas electrónicas. Ver más.

Emite Facturas de venta electrónicas

Siguiendo estos pasos:

Asi:

También puedes crear rápidamente una factura usando el botón "Nuevo" ubicado en la parte superior de la aplicación. 

Formulario de Nueva Factura

  • Numeración (aparece el nombre de la numeración actual): elige entre diferentes numeraciones la que deseas usar en la factura actual. Aprende a crearlas aquí.
  • No.: es el consecutivo para tus facturas de venta que puede ser manual o automático. Ver más aquí.
  • Cliente: es a quien va dirigida la factura. Aprende a crear tus clientes consultando este artículo.
  • Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta. También puedes crear facturas sin expedir con fecha anterior o posterior a la actual.
  • Condición: elige las condiciones de venta de la factura actual: al contado, crédito, entre otros.
  • Plazo: Elige el plazo de vencimiento de la factura: de contado, 8 días, 15 días, 30 días y 60 días; puedes crear nuevos tiempos de vencimiento en el menú Configuración>Términos de pago. Ver más.
  • Vencimiento: De acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees. 
  • Método de pago: elige el método de pago de la venta: efectivo, cheque, transferencia, entre otros.
  • Moneda: si tienes activada la opción "multimoneda" podrás elegir la moneda en que se realiza la operación. Ver más.
  • Más opciones:
    -Observaciones: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
    -Vendedor: asocia el vendedor a la factura de venta. Ver más.
    -Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. Ver más.

Desde el formulario de creación de facturas encuentras la opción de configurar la información de tu empresa, solo debes deslizar el mouse sobre los datos de la empresa y hacer clic en "editar"

Ítem/Productos: 

  • Buscar ítem facturable: selecciona el producto de facturación existente o crea uno nuevo.
  • Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
  • Precio: precio del producto a facturar, que puedes modificar en la factura actual.
  • Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
  • Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la factura actual. Ver más.
  • Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la factura que estás creando. Para emitir facturas electrónicas es necesario tener este campo diligenciado.
  • Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
  • Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.

Aprende todo sobre la creación e importación masiva de productos de venta aquí.

  • Remisiones: Agrega remisiones (albaranes, reportes de entrega, conduces) previamente creados y factura sus productos. Ver más.
  • Elaborado por: en este espacio puedes agregar una imagen de tu firma para que sea visible en la impresión del documento. Ver más.
  • Términos y condiciones: define las condiciones que informarás a tus clientes sobre las ventas generadas.
  • Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión. 

Opciones al guardar: 

  • Vista previa: obtén una vista preliminar de cómo se verá la factura.
  • Guardar y agregar pago: guarda la factura y agrega el comprobante de pago recibido.
  • Guardar y crear nueva: guarda la factura y regresa al formulario para crear una nueva.
  • Guardar y emitir: guarda y expide el documento electrónico ante la DIAN. 

Al hacer clic en el desplegable verás otras opciones: 

  • Guardar como borrador: guarda la factura en borrador para modificarla más adelante.
  • Guardar e imprimir: guarda la factura e imprímela inmediatamente. 
  • Guardar sin emitir: elige esta opción si deseas crear una factura tradicional (no electrónica). 

Una vez creada la factura electrónica con la opción "Guardar y expedir" su estado ante Hacienda será "Comprobante en proceso de certificación".

Y recibirás un correo electrónico confirmando que la factura ha sido recibida por la DGT.

Después de que la factura sea aceptada, verás su estado de aceptación en el detalle, y encontrarás los archivos XML de la factura enviada y la respuesta de Hacienda,  así:

Puedes Exportar tus Facturas a Excel en cualquier momento desde el menú de Facturas de Venta en el vínculo "Exportar", Allí puedes configurar las fechas en que quieres obtener la información.

Antes de emitir tus facturas electrónicas debes configurar la información y llave criptográfica de tu empresa en Alegra, haz clic aquí para saber más.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.

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