Alegra te permite crear clientes y proveedores para usarlos al elaborar tus documentos (facturas de venta, facturas de proveedores, pagos, ingresos, cotizaciones, remisiones, órdenes de compra, notas débito y notas de crédito).

Tienes la alternativa de crear los contactos en el sistema uno a uno o importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

Si tienes una base de datos de contactos (clientes y proveedores) previamente creada o si quieres crear tus contactos en Alegra masivamente, puedes importarlos muy rápido usando un archivo de Excel en formato xlsx o xls

Para otros países visita este artículo.

Sigue estos pasos para completar tu archivo de contactos:

1. Crea una nueva hoja de cálculo en Excel con una tabla que contenga la información de tus contactos en 11 columnas: Nombre, Identificación, Tipo de identificación, Email, Teléfono 1, Teléfono 2, Fax, Celular, observaciones, dirección, Ciudad. 

Importante:  para el tipo de documento, puedes ingresar el nombre o abreviatura así:

  • No domiciliado sin ruc (SIN RUC) 
  • Registro único de contribuyente (RUC) 
  • Documento nacional de identidad (DNI) 
  • Pasaporte (PP) 
  • Cédula de extranjería (CE)
  • Cédula diplomatica de identidad (CDI).

El campo "tipo de documento" no distingue entre mayúsculas y minúsculas, puedes elegirlo en la plantilla de Excel que contiene un seleccionable que facilita el proceso.

2. Completa la información de la plantilla. Los únicos campos requeridos son:  Nombre, Tipo de identificación, Identificación. Te recomendamos completar todos los datos.
La primera fila de la lista se considera el título de las columnas y no se importará.

3. Recuerda guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).

Ejemplo:

Ten en cuenta…

Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos con máximo 1000 por cada importación: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno por cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo y no eliges de qué tipo son, tus contactos serán creados de manera general.

Aprende cómo crear listas de precios en Alegra haciendo clic aquí.

Importación desde Alegra

Sigue estos pasos para importar tus contactos:

  1. Haz clic en el Menú "Contactos", luego en "Todos" y selecciona la opción "Importar desde Excel".
  2. Haz clic en "Seleccionar archivo", elige la plantilla que guardaste, haz clic en "Abrir" y luego en "Importar".

Así:

Formulario de Importación

En este formulario Alegra pre-carga todos los campos de tu hoja de Excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo.

  1. Selecciona los títulos que corresponden a cada columna. Por Ejemplo: Nombre (Alegra) = Nombre (tu archivo).

Así:

Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.

2. Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de precios entre las creadas en el sistema...

3. Elige si los contactos a importar son Clientes o Proveedores.

4. Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si los contactos del archivo se importarán correctamente.

5. Cuando estés seguro, haz clic en el botón "Importar" y habrás terminado el proceso. 

Ahora puedes usar tus contactos importados para elaborar todos tus documentos.

Importante:
*Realiza el proceso de importación solo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos o hacer una eliminación masiva.

*Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.

*Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.

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