Alegra Perú

te permite actualizar tu inventario para cambiar información de los productos de forma masiva.
Para otros países consulta este artículo.
Por ejemplo:
"La empresa Ejemplar desea realizar un incremento en los precios de sus productos, la mejor manera de hacerlo es realizando una actualización masiva en Alegra que le permite mediante un archivo de Excel actualizar el precio de cada producto rápidamente sin tener que hacerlo uno a uno".

Ten en cuenta estas recomendaciones para que el proceso de actualización se realice correctamente.

Sigue estos pasos:

1. Haz clic en el Menú "Inventario" y selecciona la opción "Gestión de Items".
2. Haz clic en "Actualización masiva".
3. Descarga la Plantilla con la información de tu inventario haciendo clic en "Descargar plantilla".
Cada plantilla contiene hasta 500 productos, si tienes más productos se descargarán varias plantillas.
4. Revisa el correo electrónico asociado a tu cuenta de Alegra donde encontrarás un archivo comprimido .zip que contiene el listado de tus productos en formato .csv que debes abrir con Excel.
5. Abre la plantilla para actualizar la información que desees y guárdalo en formato .xlsx.
6. Desde Alegra Haz clic en "Seleccionar archivo" y elige la plantilla en la ruta donde la guardaste.
7. Haz clic en "Actualizar Inventario" para finalizar.

Mira un ejemplo:

Cómo modificar la plantilla

Una vez descargada la plantilla para actualización masiva, podrás modificar los siguientes campos:
Código: Es el número que usa Alegra para identificar el producto en el sistema y no debe ser modificado.
Nombre: Es el nombre que identifica tu producto, puedes cambiarlo si deseas.
Referencia:
Es un campo que identifica el producto, puede ser tipo numérico o alfanumérico es único para cada producto. Este campo es opcional.
Descripción: Indica las características de tu producto por ejemplo color y tamaño, este campo es opcional.
Nombre de impuesto: Tienes 3 alternativas para asociar impuestos previamente creados a un producto:

  1. Indicando el nombre del impuesto: Alegra verifica que exista un único impuesto con el nombre que indicas.
  2. Indicado el porcentaje únicamente: Alegra verifica que exista un único impuesto con el valor del porcentaje que ingresas. Solo debes indicar el número sin el símbolo %.
  3. Especificando nombre y porcentaje del impuesto: se usa cuando tienes impuestos con diferentes nombres e iguales porcentajes, o con los mismos nombres pero diferentes porcentajes, por lo tanto, debes especificar el nombre exacto y el porcentaje para que el sistema lo identifique.Agregar el impuesto es opcional, si no indicas un nombre o porcentaje, el producto queda actualizado sin impuesto, siempre podrás modificarlo.

Categorías: Indica el nombre de la categoría a la que deseas asociar el producto que debes tener creada bajo la categoría principal de "ingresos", este campo es opcional.
Si no indicas un nombre para la categoría, el producto queda asociado por defecto a la categoría de "Ventas".
Unidad de medida: 

Indica la unidad de medida de tu producto que puede ser:

  • Unidad
  • Servicio
  • Pieza
  • Centímetro 
  • Metro 
  • Pulgada
  • Centímetro cuadrado 
  • Metro cuadrado 
  • Pulgada cuadrada
  • Mililitro 
  • Litro 
  • Galón
  • Gramo 
  • Kilogramo 
  • Tonelada
  • Libra

Si la columna de unidad de medida está vacía, los productos quedarán asociados con el tipo "unidad".
Listas de precio: La plantilla descargada no incluirá las listas de precio desactivadas. Haz clic aquí para conocer más sobre las listas de precio.
En este caso puedes especificar precio de venta del producto en la lista "General" y para cada lista de precios creada en el sistema. Ten en cuenta:

  1. Para asociar una lista de precios de tipo porcentaje (%), solo es necesario indicar un caracter (puede ser un número o letra cualquiera) en la columna de la lista de precio.
  2. Para asociar una lista de precio por valor debes indicar el precio de lista del producto en la columna correspondiente.
  3. Si en las columnas de listas de precio existe alguna celda vacía, el producto de esa fila no quedará asociado a la lista de precio.

Costo unitario*: Puedes modificar el costo unita
rio de cada producto. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.

Cantidad inicial*: Es la cantidad que tenía el producto al momento de su creación no es la cantidad actual, modifica este campo únicamente cuando debas hacer una corrección y ten presente que este afectará las unidades actuales en tu inventario.
La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.
Código de barras: Ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente, haz clic aquí para conocer más.

*Importante: debes estar seguro de cambiar estos datos, al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.

Mira un ejemplo:

Recomendaciones:

  • El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto procura no agregar columnas, filas o celdas.
  • La columna "Código" es el identificador de los productos, por lo tanto debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
  • Recuerda que puedes modificar los campos: Nombre, Referencia, Clave de producto, Descripción, Nombre impuesto, Porcentaje impuesto, Categoría, Listas de precios, Costo unitario, Cantidades iniciales en almacenes y Código de barras (cuando está activado).
  • Después de actualizar la plantilla, la debes guardarla como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.

Conoce en qué casos no debes utilizar la actualización masiva consultando este artículo.

Para descubrir cómo realizar otras operaciones masivas con tus productos, haz clic aquí.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.

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