Conecta tu cuenta de Alegra con otras aplicaciones usando Zapier para realizar tareas programadas, como: creación automática de facturas, contactos, pagos, cotizaciones y productos. Ver más.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea conectar Alegra con Google Calendar para que al crear nuevas facturas y cotizaciones, se agregue un recordatorio con la fecha de vencimiento en el calendario". 

Para crear este Zap debes conectar tu cuenta de Alegra con Zapier y de esta forma hacer la integración con Google Calendar para programar la notificación en la fecha de vencimiento de la factura o cotización. 

Conecta tu cuenta de Alegra con Zapier

Siguiendo estos pasos:

1. Regístrate en Zapier  con tu correo electrónico y contraseña.
2. Haz clic en la opción "Connected Accounts" y busca Alegra.
3. Se abrirá una ventana donde debes ingresar el Usuario y Token de tu cuenta de Alegra, encuéntralo en el menú Configuración>Api.
4. Haz clic en "Yes, Continue".
5. Regresa a la ventana de Zapier y haz clic en "Test" para probar la conexión.
Ejemplo:

 Zap para conectar Alegra con Google Calendar.

Para hacer la conexión entre las dos aplicaciones, es necesario crear un Zap o tarea programada. Haz clic aquí para saber de qué se trata. 

Una vez comprendido el concepto, pasamos a crear el Trigger (desencadenante) siguiendo estos pasos: 

1. Haz clic en el botón "Make a Zap".
2. Selecciona Alegra como Trigger.
3. Selecciona la opción "New Invoice" para nueva factura o "New Estimate" para nueva cotización; así indicas que la acción se va a producir cuando se cree una nueva factura o cotización en Alegra, es el mismo proceso en ambos casos.
4. Haz clic en "Save and Continue" para guardar los cambios y continuar.
5. Haz clic en "Test" para probar la conexión de tu cuenta de Alegra, luego en "Save and Continue".
6. Haz clic en "Fetch & Continue" y luego en "Continue".
Habrás configurado el Trigger.

Así:

 

Programa el Action de notificación de vencimiento en el calendario

Ahora selecciona la aplicación que hará la tarea Action, siguiendo estos pasos: 

1. Ingresa en el campo de búsqueda "Google Calendar", selecciónala y haz clic en "Continue".
2. Elige la tarea que deseas realizar, en este caso es "Create Detailed Event" para indicar que vas a crear un evento personalizado en el calendario. Haz clic en "Save+Continue".
3. Haz clic en "Connect an Account", ingresa los datos de tu cuenta de Google y haz clic en "permitir" para autorizar la aplicación.
4. Haz clic en "Test" para probar la conexión y luego en "Save+Continue".

5. Completa la información del formulario para el recordatorio de vencimiento según tus preferencias.

-En el campo "Calendar" define en cual de los calendarios creados deseas agregar la notificación.
-En el campo "Summary" puedes poner el título del recordatorio.
-En "Descripción" ingresa los datos que deseas incluir en el recordatorio, alternando texto y los campos de la factura de Alegra que deseas incluir, por ejemplo:

"Cliente: (agregamos el campo Client Name para traer el nombre del cliente)
Factura número: (agregamos el campo Template Number para traer el número de la factura)
Valor: (agregamos el campo Total para traer el valor de la factura)
Email cliente: (agregamos el campo Clien Email para traer el correo del cliente)
Teléfono cliente: (agregamos el campo Client Cel Phone para traer el teléfono del cliente)".

-En "Start Date & Time" indica la fecha inicial del evento, aquí asociamos el campo Due Date que corresponde al vencimiento de la factura en Alegra.
-En "End Date & Time" indica la fecha final del evento, aquí asociamos también el campo Due Date.

-Podemos seleccionar "Yes" en el campo Use "Default Reminders" para configurar recordatorios por defecto, o podemos seleccionar el recordatorio específico que deseamos recibir el el desplegable "Reminders", para el ejemplo escogimos "Email". Para esta opción debemos indicar en el campo "Minutes Before Reminders" la cantidad de minutos anterior al vencimiento para recibir la notificación por correo.

Ver abajo la explicación de cada campo.
6. Haz clic en "Continue".
7. Revisa la composición del evento y haz clic en "Send Test To Google Calendar".
8. Haz clic en "Finish", agrega un nombre al Zap para identificarlo y haz clic en el botón "Off" para cambiarlo a "On" de este modo quedará prendido y funcionando.

Mira un ejemplo:

Explicación de los campos en el formulario del Action Google Calendar Detailed Event (evento detallado): 

A partir de este momento, cuando crees una nueva factura en Alegra, se creará un evento en Google Calendar para notificar el vencimiento de las facturas y recibirás la notificación al correo que configuraste.

Consulta este artículo para saber cómo crear facturas de venta en Alegra.

Conoce otras opciones para conectar Alegra con otras apps mediante Zapier en este artículo. 

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.

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