Alegra te permite crear de forma masiva tus contactos a través de un archivo de excel. Si tienes tu base de datos de contactos (clientes y proveedores) previamente creada en un archivo o si quieres crear todos tus contactos en Alegra sin necesidad de hacerlo uno a uno, puedes importarlos de forma masiva usando un archivo de Excel en formato xlsx o xls

Sigue estos pasos para crear el archivo de excel:

Estos son los títulos para cada columna:

  • Nombre. (Requerido).
  • Apellido. (Requerido en caso de que el contacto sea una persona natural).
  • Tipo de identificación. (Requerido).
  • Identificación. (Requerido).
  • Tipo de persona. (Requerido).
  • Responsabilidad. (Requerido).
  • Dirección. (Opcional).
  • País. (Opcional).
  • Departamento. (Opcional).
  • Municipio. (Opcional).
  • Correo electrónico. (Opcional).
  • Teléfono 1. (Opcional).
  • Teléfono 2. (Opcional).
  • Fax. (Opcional).
  • Celular. (Opcional).
  • Comentarios. (Opcional).

Te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificación, dirección y correo electrónico para el envío de documentos y la información exógena,

Ejemplo:

Ten en cuenta que:

  1.  La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  2. Puedes importar hasta 1000 registros por cada archivo.
  3. Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos:

Uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
 
Aprende cómo crear listas de precios en Alegra haciendo clic aquí.

Sigue estos pasos para importar tus contactos desde el archivo de excel previamente creado:

Así: 

En el paso número seis Alegra pre-carga todos los campos de tu hoja de excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo. Debes seleccionar los títulos que corresponden a cada columna.

Importante

  • Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.
  • Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de precios, esta lista de precios se asociará a todos los contactos creados en con el mismo archivo.
  • Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.
  • Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.
  • Realiza el proceso de importación sólo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: qué el teléfono sea un número y no texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.

Para importar tus productos o servicios haz clic aquí.

Aprende cómo actualizar tus contactos de forma masiva haciendo  clic aquí.

Si tu cuenta es de México aprende cómo importar tus contactos haciendo clic aquí.

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Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.

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