La factura de compra es un documento que sirve de respaldo para las actividades comerciales, puede ser compra de productos o servicios y la expide un proveedor a su cliente.

Sigue estas instrucciones para registrar tus facturas de compra:

Así:

Las facturas de compra que ingreses al sistema se registraran de forma automática como una "Cuenta por pagar proveedores", aprende a cómo registrar el pago de las facturas haciendo clic aquí.


Formulario de Nueva Factura de Proveedor

Con este formulario puedes ingresar distintos gastos que presente la empresa. Puedes ingresar compras de inventario y gastos de funcionamiento, de oficina, entre otros.

Completa el formulario con la siguiente información:

  • Proveedor: elige entre tus contactos el nombre del proveedor que emite la factura.
  • Moneda: elige la moneda con la que quieres registrar la factura de compra.
  • Número de factura: completa este campo con el numero de factura de tu proveedor.
  • Fecha de factura: se refiere a la fecha de emisión de la factura.
  • Fecha de vencimiento: se refiere a la fecha tope para pagar la factura.
  • Bodega: elige en que almacén deseas registrar el producto comprado. Ver más.
  • Cuenta contable/Ítem: si es compra de inventario selecciona el ítem que estas comprando para comercializar. Si la compra es por otro motivo selecciona la cuenta contable correspondiente como papelería, servicios públicos, entre otros. Puedes agregar cuantos ítems o cuentas desees solo debes hacer clic en "agregar línea".
  • Precio: costo del producto o servicio comprado.
  • Desc %: si tu proveedor te otorgó algún descuento puedes utilizar este campo para registrarlo.
  • Impuesto: se refiere al impuesto asociado en la factura.
  • Cantidad: selecciona la cantidad de productos que estás comprando.
  • Observación: agrega  forma opcional información adicional.

Nota: si tu empresa genera alguna retención de impuestos haz clic en el botón "Agregar Retención" y selecciona el tipo de retención que aplicas, puedes agregar diferentes tipos de retenciones. Ver más.

Puedes usar el botón "Nuevo Contacto", para ingresar uno nuevo usando este formulario, ésto es muy útil si ésta es la primera compra que haces a dicho proveedor y no lo tienes registrado aún. Evitarás irte a la entrada de contactos y hacer dos formularios separados.

 Alegra te permite exportar a excel las facturas de proveedor. Desde el menú "Gastos", en el Sub-Menú "Facturas de proveedor" verás el vínculo de "Exportar". Puedes generar el exportable en un período de tiempo específico.

Al momento de guardar la factura de compra, en la parte inferior del formulario también cuentas con varias opciones como:

Cancelar: para cancelar el registro de la compra.
Guardar y agregar pago: esta opción te permite guardar la factura y abre el formulario para registrar el pago de la misma.
Guardar: utiliza esta opción para simplemente guardar el registro de la factura.

En caso de realizar una compra a un proveedor informal, se puede asociar el comprobante al NCF de este tipo, activando la casilla de verificación  al seleccionar esta opción el sistema asigna la numeración que se ha configurado para proveedores informales. Consulta aquí cómo configurar tus numeraciones.

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Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.

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