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Integraciones

Actualización Masiva de Contactos en Alegra desde Google Sheets

Para facilitar aún más el trabajo de los emprendedores, ahora también puedes conectar a tu cuenta de Alegra diversas aplicaciones usando Zapier para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, pagos y cotizaciones.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea conectar Alegra con Google Sheets para crear de forma automática sus contactos ingresando la información a Alegra desde una hoja de cálculo".

Para crear este Zap debes conectar tu cuenta de Alegra con Zapier y de esta forma hacer la integración con Google Sheets, para actualizar tu lista de contactos desde la hoja de cálculo.

Lo primero que debes hacer para realizar esta integración es conectar las aplicaciones que usarás con tu cuenta de Zapier.

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Alegra con Zapier:

1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.

2. Haz clic en la opción “My apps”.

3. En el campo “Connect a new account” selecciona la app de Alegra.

4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar el usuario y token de tu cuenta de Alegra (más adelante te mostraremos como obtener el token).

5. Haz clic en “Yes, continue” para enviar los datos.

6. Regresa a la ventana de Zapier y haz clic en “Test” para probar la conexión.

Mira este ejemplo:

app_alegra

Si aún no tienes una cuenta de Zapier, haz clic aquí y completa el formulario para crearla.

Para conocer tu usuario y token de acceso, haz clic aquí.

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Google Sheets con Zapier

1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.

2. Haz clic en la opción "My apps".

3. En el campo “Connect a new account" selecciona la app de “Google Sheets”.

4. Selecciona tu cuenta de Google y haz clic en “Permitir” para aprobar el acceso.

5. Regresa a la ventana de Zapier y haz clic en “Test” para probar la conexión.

Observa:

Crea tu nuevo Zap

Antes de realizar esta integración es importante que guardes en Google Sheets la hoja de cálculo donde se registrará la información de tus contactos, para hacerlo solo tienes que acceder a esta plantilla y realizar una copia en tu cuenta de Google Sheets.

Luego de terminar este proceso podrás iniciar la creación del nuevo Zap siguiendo estos pasos:

Configura la app de Google Sheets para que notifique cuando se guarde la información de un nuevo contacto

1. Haz clic en el botón “Make a Zap”.

2. En la lista de aplicaciones conectadas selecciona la app de Google Sheets.

3. En el campo “Choose Triger Event” selecciona la opción “New Spreadsheet Row” y haz clic en “Continue”.

4. Selecciona tu cuenta de Google Sheets y haz clic en “Continue”.

5. En el campo “Spreadsheets” selecciona la plantilla que copiaste previamente en tu cuenta de Google Sheets.

6. En el “Worksheet” selecciona la hoja de cálculo que contiene la información.

7. Haz clic en “Continue” y luego en “Test trigger” para probar la conexión entre ambas aplicaciones.

Observa:

zap_google

Configura la app de Alegra para que guarde el nuevo contacto con la información almacenada en la hoja de cálculo

1. Selecciona la segunda app que deseas conectar, en este caso sería Alegra.

2. En el campo “Choose Action Event” selecciona la acción correspondiente a la versión de Alegra dónde estás registrado. Por ejemplo, si tu cuenta es de Alegra Colombia, debes seleccionar “Create contact in Colombia”.

3. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas usar y haz clic en “Continue”.

4. Completa el formulario para crear el contacto asociando cada tipo de dato con una columna de la plantilla, más adelante te explicaremos cada uno de los campos.

5. Haz clic en “Continue” y luego en “Test & Continue” para probar la conexión entre ambas aplicaciones.

6. Para finalizar, haz clic en “Done Editing” y “Turn Zap On” para activar el Zap.

Nota: al momento de realizar el paso dos, si tu cuenta de Alegra es de Panamá, USA, España, República Dominicana o Universal, debes seleccionar la acción "Create Contact" para poder visualizar el formulario correcto.

Datos Generales

Identificación: ingresa el número de identificación de tu contacto.
Nombre: nombre de la persona natural o jurídica.
Dirección: ingresa la dirección correspondiente del contacto.
Ciudad: ingresa la ciudad correspondiente del contacto.

Información de contacto

Correo electrónico: escribe el correo electrónico del nuevo contacto.
Celular: hace referencia al número celular.
Teléfono 1 y 2: puedes colocar varios números telefónicos pertenecientes al contacto.

Personas asociadas: puedes vincular los datos de personas relacionadas a este contacto y activar notificaciones de vencimiento para tus clientes.

Información comercial

Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas realizadas para este contacto (en caso de ser cliente).
Vendedor: puedes asociar un vendedor por defecto a este contacto (en caso de ser cliente).
Lista de precios: puedes asociar una lista de precios a este contacto. Al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.

Configuración para Contabilidad

Cuenta por cobrar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por cobrar a clientes).
Cuenta por pagar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por pagar a proveedores).

Incluir estado de cuenta: si activas esta opción, tu cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.

Mira este ejemplo:

zap_alegra_1

Y luego:

A partir de este momento, cuando incluyas nueva información en filas de la plantilla de Google Sheets, se creará de forma automática un nuevo contacto en Alegra.

Descubre cómo crear e importar tus contactos en Alegra.

Aprende a conectar tus aplicaciones favoritas con Alegra.

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