Alegra te permite crear clientes y proveedores para usarlos al elaborar tus documentos (facturas de venta, facturas de compra, gastos, pagos recibidos, cotizaciones, remisiones, órdenes de compra, notas débito y notas de crédito).

Tienes la alternativa de crear los contactos en el sistema uno a uno o importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

Si tienes una base de datos de contactos (clientes y proveedores) previamente creada o si quieres crear tus contactos en Alegra masivamente, puedes importarlos muy rápido usando un archivo de Excel en formato xlsx o xls

Mira un video del proceso:

Sigue estos pasos para completar tu archivo de contactos:

Estos son los títulos para cada columna:

  • RFC (Opcional).
  • Razón social (Requerido).
  • Email (Opcional).
  • Teléfono 1 (Opcional).
  • Teléfono 2 (Opcional).
  • Fax (Opcional).
  • Celular (Opcional).
  • Comentarios (Opcional).
  • Calle (Opcional).
  • Exterior (Opcional).
  • Interior (Opcional).
  • Colonia (Opcional).
  • Localidad (Opcional).
  • Municipio / Delegación (Opcional).
  • Estado (Opcional).
  • País (Opcional).
  • Código postal (Opcional).

Te recomendamos completar la información de la plantilla. el único campo requerido es la razón social, te recomendamos completar todos los datos en especial el RFC, el domicilio fiscal y correo electrónico para el envío de documentos y generación de tus documentos electrónicos. 

Si el RFC del contacto es extranjero se debe agregar el país abreviado en formato ISO (de 3 letras). Puedes consultar la abreviatura para cada país aquí.

Ejemplo:

Ten en cuenta que:

  1.  La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  2. Puedes importar hasta 1000 registros por cada archivo.
  3. Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos:

Uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.

Aprende cómo crear listas de precios en Alegra haciendo clic aquí.

Importación desde Alegra

Sigue estos pasos para importar tus contactos desde el archivo de excel previamente creado:

Así:

En el paso número seis Alegra pre-carga todos los campos de tu hoja de excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo. Debes seleccionar los títulos que corresponden a cada columna.

Importante

  • Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.
  • Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de precios, esta lista de precios se asociará a todos los contactos creados en con el mismo archivo.
  • Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.

Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.

Haz clic en el botón "Importar" y habrás terminado el proceso. Ahora puedes usar tus contactos importados para elaborar todos tus documentos.

  • Realiza el proceso de importación sólo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: qué el teléfono sea un número y no texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.

Haz clic aquí para conocer más sobre cómo crear tus contactos.

Consulta este artículo para saber más sobre Alegra México.

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