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Facturación electrónica - Alegra Contabilidad
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Pasos para habilitarse en la DIAN como Facturador Electrónico

La factura electrónica es un documento que soporta la venta de productos o servicios y, a diferencia de la facturación tradicional, se reporta directamente a la DIAN en el momento que es emitida.

📝 Antes de iniciar con la habilitación

Debes ingresar a tu cuenta de Alegra Contabilidad y dirigirte al menú “Factura electrónica”, lee las indicaciones y cuando estés listo haz clic en “Soy nueva/o en la facturación electrónica” o "Ya he creado facturas electrónicas".

Observa:

Pasos FECO - Inicio

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

Otra forma de ingresar es desde el portal Mi Alegra en el módulo de "Habilitaciones" donde encontrarás el asistente de habilitación de tus documentos electrónicos y luego hacer clic en "Habilitar mi facturación".

📢 Importante: el menú "Factura electrónica" solo estará visible para los usuarios que aún no han finalizado el proceso de habilitación de facturación electrónica en su cuenta y que en la configuración de información de la empresa tengan como responsabilidad tributaria:

  • Responsable del IVA.
  • Régimen simple de tributación.
  • No responsable de consumo.
  • Régimen especial.

📝 ¿Quieres conocer en qué parte del proceso vas?

En la parte superior encontrarás la secuencia de los pasos que vas completando.

Wizard secuencia

✏️ Alegra tip: si quieres aprender de forma dinámica, en vídeo, y obtener un certificado sobre este mismo tema, te invitamos a conocer Alegra Academy e inscribirte a nuestro curso gratuito para ser un facturador habilitado ante la DIAN.

👉 Índice:

✔️ Paso 1 - Datos de la empresa.

✔️ Paso 2 - Habilitación en la DIAN.

2.1 - Registro.

2.2 - Modo de operación.

✔️ Paso 3 - Set de pruebas.

✔️ Paso 4 - Asociar prefijos.

4.1 - Solicita la resolución de facturación.

4.2 - Asocia tus prefijos de facturación.

4.3 - Indica la fecha de salida a producción.

✔️ Paso 5 - Configurar la numeración en Alegra.

✔️ Paso 6 - Acepta los términos y condiciones.

✔️ Configura la numeración para tus notas crédito.

✔️ Paso 1 - Datos de la empresa

Debes completar todos los datos de tu empresa:

1. Selecciona la opción "Persona jurídica" o "Persona natural". 

2. Ingresa tu NIT en el campo "Número de identificación" y haz clic en el botón "Consultar".

📍 Nota: si al consultar, el sistema no trae tus datos, verifica que la identificación ingresada esté bien escrita y si es correcta, te recomendamos agregar los datos de forma manual.

3. Luego de que el sistema cargue los datos, completa el formulario con la información solicitada.

4. Luego de que hayas ingresado toda la información, haz clic en el botón “Continuar”.

Observa:

Pasos FECO - 1-1

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

Si seleccionas la opción persona natural, se activará un campo adicional llamado "Tipo de persona según nacionalidad" en el que deberás seleccionar la opción "Nacional" o "Extranjero/a".

Wizard tipo de persona-1

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✔️ Paso 2 - Habilitación en la DIAN

Este proceso está compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar modo de operación que consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico.

  • 2.1 - Registro

1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción “Habilitación”.

2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

  • Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
  • Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.

4. Haz clic en el botón “Registro y habilitación” y luego en la opción “Documentos electrónicos”.

5. Ingresa un correo electrónico para la recepción de facturas. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.

6. Haz clic en el botón “Registrar” y luego en “Aceptar” para confirmar que deseas registrarte como facturador.

 Observa:

Ingresa un correo electrónico para el buzón de correo para comprobantes electrónicos

Escribe el correo electrónico para recibir, aceptar o rechazar los comprobantes electrónicos de tus proveedores. Alegra te proporciona el dominio @recepción.alegra.com por lo cual solo tendrás que diligenciar la parte inicial del correo.

Wizard  recepción

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  • 2.2 - Modo de operación

1. Ingresa de nuevo a la página de la DIAN en la opción “Habilitación”.

2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

  • Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
  • Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.

4. Selecciona la opción menú y elige "Registro y habilitación" opción Documentos electrónicos”, haz clic en el botón Factura electrónica”, observarás una pantalla para Asociar modo de operación”.

5. Despliega la casilla “Selecciona el modo de operación” y elige la opción “Software de un proveedor tecnológico”. 

6. Ubica la sección “Datos de empresa y software”. En el campo “Nombre de la empresa proveedora” elige Soluciones Alegra S.A.S. y en el campo “Nombre del software” elige el que se relacione con Alegra.

7. Haz clic en el botón “Asociar”.

8. En el listado de modos de operación asociados, haz clic en el botón "Detalles del set de pruebas".

9. Haz clic en el botón "Set de pruebas".

Observa:

Cuando realices estos pasos podrás ver en la parte inferior el proveedor tecnológico asociado y opciones para consultar el detalle del set de pruebas o eliminarlo cuando sea necesario. Listado modo de operacion

Debes copiar el código del set de pruebas que encuentras en el detalle del mismo para usarlo en el siguiente paso:

Set de pruebas FE

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✔️ Paso 3 - Set de pruebas

Para este paso es necesario enviar a la DIAN los siguientes documentos en modo de prueba:

  • 8 facturas electrónicas.
  • 1 nota de crédito.
  • 1 nota de débito.

En Alegra este proceso es automático, dura pocos minutos y te notifica por correo el resultado. Debes ingresar en el campo "TestSetID" el código que copiaste en el paso anterior y hacer clic en el botón “Iniciar prueba”. Cuando el sistema te indique que las pruebas se realizaron de manera exitosa podrás hacer clic en el botón “Continuar”.

Observa:

Pasos FECO - 3

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

📍 Nota: si el set de pruebas presenta algún fallo puedes hacer clic en el botón “Reenviar pruebas” para verificar el set y volver a iniciar las pruebas haciendo clic en el botón “Confirmar”.

pasos FECO - 3 rechazo

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✔️ Paso 4 - Asociar prefijos

Este paso consiste en generar la resolución de facturación electrónica, asociar los prefijos e indicar la fecha de salida a producción que corresponde a la fecha en que empiezas a facturar electrónicamente.

  • 4.1 - Solicita una resolución electrónica

La resolución de facturación electrónica es el documento que te otorga un rango de numeración para emitir facturas, es distinta de las resoluciones tipo POS y se solicita en línea a través del portal Muisca de la DIAN de la siguiente manera:

1. Ingresa a la página web de la DIAN en la opción "Usuarios Registrados".

2. Completa el formulario e inicia sesión.

3. Elige la opción "Numeración de facturación" y en el menú de la izquierda elige nuevamente "Numeración de facturación".

4. Haz clic en "Solicitar numeración de facturación", el sistema te pedirá confirmar tus datos haciendo clic en "Aceptar" y luego en "Ingresar".

5. Haz clic en "Autorizar Rangos" y completa los datos de la solicitud. Elige "Facturación electrónica de venta" en el campo "tipo de numeración" e indica un prefijo y rango de numeración para tus facturas. Posteriormente dale clic en “Agregar".

📍 Sugerencia: puedes colocar "FE" como prefijo.

6. Haz clic en "borrador" para generar el formulario 1302, luego haz clic en el botón "Definitivo".

7. En la ventana emergente solicita la clave dinámica, haz clic en el botón "Solicítela aquí", luego haz clic en el botón "Ver mi bandeja de comunicaciones", cópiala y pégala, ingresa tu contraseña de firma electrónica y luego dale clic en "Firmar" y "Aceptar".

8. En la opción "Formalice la solicitud de numeración de facturación" debes hacer clic en el botón "Firmar".

9. Nuevamente solicita la clave dinámica y contraseña de firma electrónica para firmar el documento final. Debes asegurarte que la resolución que descargues corresponda al formulario 1876.

formulario 1876

 Observa:

📢 Importante: si ya tienes una resolución electrónica puedes continuar facturando con ella, solo debes eliminar la asociación con tu proveedor anterior y asociarla a Alegra.

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  • 4.2 - Asocia tus prefijos de facturación al proveedor tecnológico

🔔 ¡Atención!

Este paso deberás realizarlo de manera obligatoria por lo menos 🚨 1 hora después de haber solicitado la resolución del paso anterior ya que es el tiempo mínimo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876 en la sección "facturando electrónicamente".

Cuando haya transcurrido el tiempo realiza lo siguiente:

1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción “Facturando Electrónicamente”.

2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

  • Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
  • Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.

4. Haz clic en el menú de la izquierda en el botón “Configuración” y selecciona la opción “Rangos de numeración”.

5. En el campo “Proveedor - Software” selecciona "Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra".

6. En “Prefijo” selecciona el número del formulario 1876 que generaste previamente y haz clic en el botón “Agregar”.

7. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.

Observa:


Importante
: si tienes problemas para asociar tu resolución de facturación puedes solucionarlo haciendo clic en el botón "Sincronizar contribuyente a producción" en la opción “Habilitación” ubicado en la página principal de la DIAN. Esta acción corregirá los siguientes errores:

  1. Si ya estás habilitado y no puedes entrar a la opción "Facturando electrónicamente".
  2. Si al momento de asociar rangos de numeración no te aparece la numeración electrónica que creaste en el paso anterior.
  3. Si al momento de asociar prefijos no te aparece el proveedor tecnológico asociado previamente.
Observa: Sincronizar a produccion FE
  • 4.3 - Indica la fecha de salida a producción

Con la fecha de salida a producción le indicas a la DIAN la fecha en que empiezas a emitir facturas electrónicas, con esto se actualizará tu RUT con la responsabilidad 52 denominada “Facturador electrónico”.

1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción “Habilitación”.

2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

  • Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
  • Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.

4. Una vez accedes, el sistema te mostrará una ventana emergente en la que tendrás que ingresar la fecha de habilitación y la fecha de producción (para empezar a facturar), luego haz clic en “Aceptar”.

5. Verás una notificación que te indica que tu RUT será actualizado con la responsabilidad "52 - Facturador Electrónico" y la fecha registrada, haz clic en “Aceptar”.

Observa:

📍 Nota: si ya realizaste el proceso de asociar tus prefijos y al ingresar desde la opción de Habilitación no te aparece el campo para indicar tu fecha de salida a producción, puedes ingresar por el menú Participantes y allí encontrarás esta opción disponible.

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✔️ Paso 5 - Configurar la numeración en Alegra

¡Ya casi terminas! Ahora lo único que tienes que hacer es registrar tu resolución en Alegra Contabilidad.

Sigue estos pasos:

1. En el campo "número del formulario" diligencia el número de la resolución de facturación y haz clic en el botón “Consultar”.

2. Saldrá una ventana emergente con las numeraciones habilitadas, elige una y dale clic en el botón “Seleccionar” (solo podrás seleccionar 1 numeración).

📍 Nota: si el número del formulario es inválido podrás corregirlo e intentar de nuevo.

3. Verifica los datos de la numeración cargada e ingresa el número (sin el prefijo) con el que se creará la próxima factura que emitas.

4. Por último haz clic en el botón “Continuar”.
Observa:
Pasos FECO - 5
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
¿Dónde encuentro el número del formulario?
Podrás ver el número del formulario en el campo número 4 de la resolución de facturación.

✔️ Paso 6 - Acepta los términos y condiciones

Por último acepta los términos y condiciones para generar el contrato de mandato, el cual es un acuerdo mediante el cual reconoces a Alegra como tu software de facturación electrónica ante la DIAN.

Sigue estos pasos:

1. Ingresa los datos del representante legal de tu empresa: "Nombre completo", "Tipo de documento", "número de identificación" y "correo electrónico".

2. Haz clic en el botón "Continuar".

3. Visualiza el Contrato de mandato y Acepta los términos y condiciones para confirmar el uso del certificado digital. 

4. Haz clic en el botón "Finalizar".

Observa:

pasos FECO - T&C

pasos FECO - T&C 2

📢 Importante: Alegra no se hace responsable por el contenido, uso, autenticidad o veracidad de la información contenida en los documentos electrónicos emitidos por el usuario.

Descarga el contrato de mandato

Una vez firmado el contrato de mandato puedes descargarlo siguiendo los siguientes pasos:

1. Ingresa al portal "Mi Alegra".

2. Haz clic en "Soportes legales".

3. En la sección de "Documentos legales" identifica el que corresponda a la "firma de mandato".

4. Haz clic en la opción "Ver" o "Descargar" el contrato de mandato.

Observa:

pasos FECO - mandato
¡Lo lograste! 🙌🎉 Completaste el proceso exitosamente. Ya puedes emitir facturas y notas de crédito electrónicas. Anímate a crear tu primera factura electrónica.

🎓 En Alegra hemos diseñado el curso de Habilitación en Facturación Electrónica para Colombia, este es gratuito y podrás descargar tu certificado una vez termines el curso.

✔️ Configura tu numeración para realizar tus notas crédito electrónicas

Sigue estos pasos para configurar la numeración:

1. Dirígete a Alegra Contabilidad y haz clic en el menú “Configuración”.

2. Dirígete al recuadro de "Facturación" y haz clic en la opción "Numeraciones". 

3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.

4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.

5. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.

 Observa:

pasos FECO - NC

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

📝 Formulario “Nueva numeración”

  • Tipo de documento: en este campo debes elegir "Nota crédito".
  • Numeración electrónica: selecciona esta opción para que las notas crédito sean electrónicas.
  • Nombre: ingresa un nombre que te ayudará a identificar la numeración.
  • Número inicial: ingresa el número con el que se creará la próxima nota de crédito que emitas.
  • Numeración automática: el sistema llevará los consecutivos de las notas crédito de forma automática.
  • Prefijo: te permite diferenciar entre varias numeraciones, por ejemplo para distintos puntos de venta.
  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una nota de crédito.

🔎 Aprende a configurar tus numeraciones de Facturación.

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