Alegra es un sistema administrativo que permite crear facturas de venta de forma fácil y rápida. Entre las ventajas que ofrece nuestra aplicación tenemos que cubre todas las necesidades contables de las agencias digitales y ha ayudado a miles de usuarios tener un mayor control de sus finanzas.

Usando Alegra como tu software contable podrás facturar los servicios de tu agencia como productos no inventariables, llevar un mejor control de tus ventas y gestionar tu lista de contactos.

Contenido:

  1. Crea tus servicios en el sistema
  2. Registra los clientes de tu agencia
  3. Factura los servicios de tu agencia digital
  4. Programa la creación de facturas recurrentes
  5. Vende desde un smartphone o tablet
  6. Envía tus facturas por correo
  7. Consulta y envía a tus clientes su estado de cuenta
  8. Conecta tus aplicaciones favoritas con tu cuenta de Alegra

¿Cómo comienzo a facturar en Alegra?

1. Crea tus servicios en el sistema 

Al momento de comenzar a usar tu cuenta en Alegra tienes la opción de crear tus servicios uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).

Sabemos que cada servicio tiene un precio y descripción distinta, por eso te recomendamos crearlos con una información genérica, de este modo al momento de crear la factura podrás ajustar el precio y agregar una descripción específica.

Pasos para ingresar tus productos de forma manual:

Así:

Si deseas conocer más sobre la creación de servicios puedes leer el siguiente articulo: Crea productos y servicios para facturar en Alegra.

2. Registra los clientes de tu agencia

Si cuentas con un listado de clientes al que vendes de forma habitual, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas.

En Alegra tienes la opción de registrar tus contactos uno a uno, crearlos desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo.

Ejemplo de registro de contactos desde el formulario:

Si deseas conocer más sobre la creación de contactos, puedes consultar estos artículos:

3. Factura los servicios de tu agencia digital

Una vez registrados tus clientes y servicios en el sistema, puedes elaborar facturas en segundos desde Chrome. Tan solo recuerda incluir de forma correcta los detalles correspondientes en la descripción de cada servicio y ajustar el precio si es necesario.

4. Programa la creación de facturas recurrentes

Con la funcionalidad facturas recurrentes puedes programar un día y un periodo de repetición para la elaboración de facturas a clientes frecuentes y así crear de forma automática comprobantes de venta en la fecha y durante el tiempo que programes.

5. Vende desde un smartphone o tablet

Además de la versión web, Alegra también cuenta con una aplicación móvil para sistemas Android e iOS, con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.

Puedes descargarla en tu tienda de apps favorita:

6. Envía tus facturas por correo

Luego de elaborar tus facturas tienes la opción de enviarlas a tus clientes por correo, para usar esta herramienta debes tener el correo electrónico del contacto para agregarlo al momento del envío.

Adicional a esta función, también tienes la opción de enviar correos desde Gmail a tus clientes con la información de las facturas creadas en Alegra. 

Si deseas conocer más sobre esta integración te recomendamos leer este articulo: Envía correos automáticos desde Gmail con Alegra.

7. Consulta y envía a tus clientes su estado de cuenta

Con el reporte Estado de Cuenta por Cliente es posible conocer de forma rápida el estado de la cartera del cliente seleccionado y enviar un vínculo para que el consulte esta información, reporte el pago de sus facturas e incluso realice pagos directamente desde el reporte usando nuestra integración por API de Alegra y Pay U.

Mira este ejemplo de pago desde el reporte usando PayU:

Si deseas conocer más sobre cómo realizar pagos directamente desde el estado de cuenta, te recomendamos leer este artículo: Paga tus facturas de venta desde Alegra con PayU.

8. Conecta tus aplicaciones favoritas con tu cuenta de Alegra

Una de las ventajas que ofrece nuestra aplicación es que permite conectarse con cientos de aplicaciones usando Zapier, para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, pagos y cotizaciones. 

A continuación te mostraremos algunas integraciones que puedes usar para incrementar la productividad de tu negocio:

Conecta tu cuenta de Freshsales para gestionar tu embudo de ventas
Si deseas acelerar las conversiones de tu agencia digital, puedes integrar mediante Zapier las plataformas de Alegra y Freshsales, y sincronizar la lista de contactos de ambas aplicaciones para guardar de forma automática en Alegra los leads captados en Freshsales. 

Para conocer como realizar esta integración, puedes consultar el siguiente articulo: Guarda los leads de Freshsales en Alegra como contactos.

Incluye a tus clientes en el pipeline de Streak
Una forma de incrementar la productividad de tu equipo es integrando tu cuenta de Streak con Alegra, e incluir la información de tus contactos directamente a tu pipeline para gestionar sus compras y cotizaciones.  

Si deseas conocer cómo realizar esta integración te recomendamos leer este artículo: Lleva un mejor control de tus ventas con la ayuda de Alegra y Streak.

Guarda tus facturas en Basecamp y asócialas a las campañas de tus clientes Integrando Basecamp a tu cuenta de Alegra puedes guardar de forma automática todas tus facturas y asociarlas a las cuentas de tus clientes, así podrás llevar un mejor control de las ganancias de tu agencia. 

Para conocer cómo realizar esta integración puedes leer este artículo: Guarda en Basecamp la información de las facturas generadas en Alegra.

Integra ClickSend y envía notificaciones a tus clientes
Ahorra tiempo gestionando las comunicaciones de tu agencia y envía a tus clientes un SMS promocionando nuevos servicios, notificando el vencimiento de facturas, y ofreciendo cupones de descuento usando nuestra integración de Alegra y ClickSend.

Para conocer cómo realizar esta integración puedes leer este artículo: Envía notificaciones a tus clientes usando ClickSend cuando se genere una nueva factura.

Conoce todas las integraciones que puedes hacer con tu cuenta de Alegra visitando nuestro Marketplace.

Adicional a estas herramientas, Alegra también dispone de funciones con las cuales es posible administrar, controlar e impulsar el crecimiento de tu empresa, tales como: el registro de gastos e ingresos, creación de remisiones, ordenes de compra, gestión de bancos y la creación reportes financieros.

Si deseas agilizar aún más la contabilidad de tu agencia, tambíen puedes invitar a tu asesor contable a crear una cuenta en Alegra Contador, así podrá visualizar toda tu información contable en tiempo real, elaborar reportes y gestionar las finanzas de otro clientes registrados en Alegra.


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Para conocer más sobre el uso de estas funcionalidades u otros proceso en Alegra, puedes contactar a nuestro equipo de soporte o escribenos.

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