Uno de los requisitos para crear Facturas Electrónicas, es tener la información actualizada de tus clientes. Muchas veces puedes no tener sus datos completos o información errónea que hace que el proceso de facturación no se lleve a cabo de manera exitosa.

La funcionalidad de Solicitudes de actualización masiva te permite solicitarle a tus contactos (clientes y/o proveedores) la actualización de sus datos para tener su información actualizada en el sistema de forma fácil.

La función está disponible para las cuentas de Alegra en las siguientes versiones:
Colombia
Costa Rica
México

Panamá
República Dominicana
España

Pronto estará disponible en estas versiones:
Internacional
Perú
Chile
Argentina

Envía tus solicitudes de actualización siguiendo estos pasos:

Así:

  • Ten en cuenta que puedes enviar solicitudes de actualización únicamente a los contactos que tengan asociado un correo electrónico

Estas solicitudes las puedes enviar a uno o varios contactos a la vez eligiendo el tipo de solicitud en cada caso, así:

  • Automática: si tus contactos agregan su información en el formulario, los datos son actualizados automáticamente en tu cuenta de Alegra, sin ningún tipo de aprobación manual.
  • Manual: si tus contactos agregan su información en el formulario, los datos quedan en un estado de revisión que te permite Aprobar o Rechazar. Si apruebas, los datos se actualizan en tu cuenta de Alegra, si rechazas no se realizará la actualización.

Tus contactos recibirán un correo con la solicitud donde verán sus datos actuales, si estos son correctos podrán confirmarlos, de lo contrario, pueden hacer los cambios necesarios y actualizar su información.

Envío general
Para enviar la solicitud a todos tus contactos sigue estos pasos:

Así:

Envío personalizado

Puedes realizar filtros para el envío de solicitudes de actualización eligiendo los grupos de contactos que desees, por ejemplo:

  • Solo clientes
  • Solo proveedores
  • Contactos sin dirección
  • Contactos sin identificación

Envía solicitudes personalizadas siguiendo estos pasos:

Así:

Cuando realices tu primera solicitud, verás un listado con las solicitudes enviadas y algunos datos importantes como la fecha del envío, el usuario de la compañía que realizó la solicitud, el asunto del correo enviado y el estado actual de las solicitudes correspondientes a cada lote.
La columna Contactos contiene la cantidad de solicitudes existentes en el lote, y la columna Actualizados, la cantidad de actualizaciones realizadas por tus contactos sobre las solicitudes enviadas.

Para visualizar el detalle de tus solicitudes, haz clic en el número de solicitud o en el icono de acción de ver detalle, así:

Dentro del detalle, en la parte superior se encuentra un resumen con datos y el estado de las solicitudes enviadas.

En el resumen se tiene:

  • Fecha de envío: es la fecha en que hiciste la solicitud
  • Número de contactos: muestra la cantidad de solicitudes enviadas en el lote.
  • Actualizados: es el número de solicitudes respondidas.
  • Aprobados: es el número de solicitudes respondidas que fueron aprobadas por el usuario.
  • Rechazados: el número de solicitudes respondidas que fueron rechazadas por el usuario.
  • Por actualizar: es el número de solicitudes que aún no fueron respondidas por los contactos.

Y en la parte inferior se encuentran 3 pestañas que muestran las solicitudes agrupadas por el estado en el que se encuentran:

  • Actualizados: muestra todas las solicitudes que fueron respondidas por los contactos y su estado (aprobadas, rechazadas o por revisar).
  • Por actualizar: muestra las solicitudes enviadas que aún faltan ser respondidas por los contactos.
  • Todos: muestra todas las solicitudes enviadas en el lote y su estado correspondiente.

Puedes ver el detalle de cada una de las actualizaciones que realizaron tus contactos haciendo clic en el "+" que se encuentra a la izquierda de cada una:

  • Tus contactos reciben un correo con sus datos actuales y un botón de actualización donde podrán cambiar y/o validar sus datos.
  • Una vez el contacto actualice su información, tendrá una vista previa de los datos enviados.

Conoce cómo puedes importar tus contactos de forma masiva desde un archivo de Excel.

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