Alegra es un sistema administrativo que permite crear facturas de venta de forma fácil y rápida. Una de las ventajas que ofrece nuestra aplicación es que ha ayudado a cientos de Colmados a ganar tiempo gestionando su inventario y a impulsar sus ganancias.

Con Alegra estos negocios también han tenido éxito llevando un control de sus finanzas, ya que nuestro sistema se adapta a sus actividades comerciales y posee herramientas que simplifican sus procesos contables.

Contenido:

  1. Crea tus artículos en el sistema
  2. Crea combos y kits de productos para facturar tus ofertas 
  3. Administra tus vendedores 
  4. Registra tus clientes en el sistema
  5. Factura las ventas de tu Colmado
  6. Prueba Alegra POS, nuestro sistema optimizado para puntos de venta
  7. Gestiona la Apertura y Cierre de turnos
  8. Conoce los equipos recomendados para usar Alegra POS
  9. Vende desde un smartphone o tablet
  10. Factura tus compras a proveedores
  11. Envía tus facturas por correo
  12. Conecta tus aplicaciones favoritas con tu cuenta de Alegra

¿Cómo empiezo a facturar con Alegra?

1. Crea tus artículos en el sistema

Al momento de crear una cuenta en Alegra tienes la opción de ingresar los artículos de tu colmado uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).

Sigue estos pasos para crear tus artículos uno a uno:

Mira este ejemplo:

Cuando guardes tus artículos en el sistema, te sugerimos usar una estructura o formato para nombrarlos, así cuando tu inventario crezca la información va a estar ordenada y será más sencillo agregar nuevos ítems siguiendo ese estándar. 

A continuación te mostramos algunos ejemplos:

  • Paquete de arroz premium = paq-arr-pre
  • Refresco grande de Naranja = refr-gran-naranja
  • Atún enlatado grande = atun-enla-grande
  • Caramelo blando sabor a dulce de leche = carm-blan-leche

Si deseas conocer más sobre la creación y actualización de productos, puedes leer estos artículos: 

2. Crea combos y kits de productos para facturar tus ofertas

Luego de registrar tus artículos en el sistema, puedes crear listas de productos para agilizar la facturación desde el punto de venta y ofrecer a tus clientes ofertas especiales. 

Sigue estos pasos para crear combos en el sistema: 

Así:

A partir de ahora podrás usar este combo en tus facturas y cotizaciones como un ítem regular, y cuando generes una venta se disminuirán las cantidades indicadas de los productos inventariables que lo integran.

Si deseas conocer más sobre la creación de combos, te recomendamos leer esta ayuda: Crea productos combinados, combos y kits para agilizar tus ventas.

3. Administra tus vendedores

En Alegra puedes gestionar los vendedores de tu Colmado para luego llevar un control de las facturas de venta , conduces y cotizaciones asociadas a cada uno de ellos.

Sigue estos pasos para crear vendedores en el sistema:

Así:

Si deseas conocer más sobre la creación de vendedores en Alegra, te recomendamos leer esta ayuda: Crea y Administra Vendedores en Alegra.

4. Registra tus clientes en el sistema

Si cuentas con un listado de clientes a los que les vendes de forma habitual, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas.

En Alegra tienes la opción de registrar tus contactos uno a uno, crearlos desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).

Ejemplo de registro de contactos desde el formulario:

Si deseas conocer más sobre la creación de contactos, puedes consultar estos artículos: 

5. Factura las ventas de tu Colmado

Una vez registrados tus clientes y productos en el sistema, puedes elaborar facturas en segundos desde un navegador o usando Alegra POS, nuestra aplicación para puntos de venta. Tan solo recuerda incluir de forma correcta los detalles correspondientes en la descripción de cada producto y ajustar el precio si es necesario.

6. Prueba Alegra POS, nuestro sistema optimizado para puntos de venta

Además de vender usando nuestra versión web, también puedes crear tus facturas usando Alegra POS, un sistema más simple y ágil de facturación para puntos de venta, ideal para los establecimientos de comercio.

Si durante tu jornada tienes problemas con tu conexión a internet, usando Alegra POS puedes facturar offline y cuando se restablezca el servicio todas tus facturas se sincronizarán con tu cuenta de Alegra.

Si deseas conocer más sobre cómo agregar códigos de barras e imágenes a tus productos, te recomendamos leer estos artículos:

7. Gestiona la Apertura y Cierre de turnos

Una de las ventajas que ofrece Alegra POS es que permite gestionar de forma fácil los cierres de turno para conocer si el efectivo y otros comprobantes de pago físicos, coinciden con los valores que muestra el sistema.

Con esta herramienta también puedes proteger el efectivo del punto de venta, minimizando riesgos al estar expuesto al público por mucho tiempo y así evitar su pérdida, robo o cualquier tipo fraude.
 
Sigue estos pasos para activar la funcionalidad de turnos de caja:

Para conocer más sobre la función de cierre de turnos puedes leer este articulo: Apertura y Cierre de Turnos en Alegra POS.

8. Conoce los equipos recomendados para usar Alegra POS

Si deseas adquirir equipos específicos para usar con Alegra POS, a continuación te mostraremos algunos dispositivos que hemos probado con nuestro sistema: 

Características Tablet HUAWEI T3

• Sistema Operativo: Android 7
• Procesador: Qualcomm Quad Core 1.4 Ghz
• Pantalla: 9.6"
• Almacenamiento: 16GB. Ver más.

Características Samsung Galaxy Tab A

• Procesador: Octacore 1.6GHz
• Sistema Operativo: Android Marshmallow 6.0
• Memoria: 3GB
• Almacenamiento: 16GB. Ver más.

Lectores de Código:

Lector de códigos de barras 1D láser usb, 72 líneas por segundo, modo de disparo automático sobre la base, es programable para lecturas a corto o largo alcance tanto en el modo automático como manual, ideal para tiendas y supermercados. Ver más.

Lector de códigos de barras 1D láser, 98 líneas por segundo, modo de disparo automático y manual, ideal para supermercados. Ver más.

Impresoras de punto de Ventas:

Ideal para cualquier sistema POS. No necesita cartuchos de tinta, bajo costo de operación. Trabaja con rollo de papel térmico de 58mm. Velocidad de 90mm/s, bajo ruido, impresión clara y limpia. Con indicador de luz para mostrar el tipo de trabajo que realiza. Ver más.

Imprime tanto texto como gráficos en los recibos a velocidades de hasta 200 mm/segundo, e imprime logotipos, cupones y códigos de barras. Ver más.

Si usas una tablet para facturar, recuerda que también puedes conectar una impresora Bluetooth para imprimir tus recibos.

Conoce la lista completa de dispositivos recomendados para usar con Alegra POS leyendo este artículo: Dispositivos recomendados para facturar en Alegra POS.

9. Vende desde un smartphone o tablet

Para agilizar aún más la contabilidad de tu negocio, Alegra también cuenta con una aplicación móvil para sistemas iOS y Android,  con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.

Descargala desde tu tienda de apps favorita:

10. Factura tus compras a proveedores

Con Alegra puedes elaborar órdenes de compra indicando la cantidad, detalle, precio y forma de pago, y luego enviarlas a tu vendedor para soportar la solicitud de la mercancía que requieres.

Luego de recibir el pedido, también puedes registrar en el sistema las facturas que respaldan la compra detallando la información de tu proveedor, los productos comprados, su valor y las condiciones de pago.

Sigue estos pasos para guardar tus facturas de proveedor en el sistema:

Si deseas conocer más sobre la creación de órdenes de compra y facturas a proveedores te recomendamos leer estos artículos:

11. Envía tus facturas por correo

Luego de elaborar tus facturas de venta tienes la opción de enviarlas a tus clientes por correo. Para usar esta función debes tener el correo electrónico del contacto para agregarlo al momento del envío.

12. Conecta tus aplicaciones favoritas con tu cuenta de Alegra

Una de las ventajas que ofrece Alegra es que permite conectarse con cientos de aplicaciones usando Zapier, para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, pagos y cotizaciones.

Gestiona el pago de tus empleados con Alegra Nómina

Integrando Alegra Nómina a tu contabilidad puedes registrar y liquidar fácilmente la nómina de tu negocio, obtener información detallada con las novedades de cada uno de tus empleados y consultar de forma rápida tu histórico de pagos para conocer la información de tu nómina en periodos anteriores.

Para conocer cómo hacer esta integración, te recomendamos leer este artículo: Lleva un control del salario de tus empleados con Alegra Nómina.

Guarda tus comprobantes en Dropbox y gana tiempo gestionando tu contabilidad

Con esta integración podrás guardar en la nube todas las facturas y cotizaciones creadas en Alegra para llevar un mejor control de tus ventas. Usando Dropbox también puedes sincronizar todos los documentos de tu negocio para consultarlos desde cualquier lugar y acceder a ellos usando un dispositivo móvil.

Si deseas conocer cómo realizar esta integración, te recomendamos leer este articulo: Guarda de forma automática en Dropbox las facturas creadas en Alegra.

Integra ClickSend y automatiza el envío de notificaciones

Con nuestra integración de Alegra y ClickSend puedes programar el envió de SMS para potenciar tus campañas de mercadeo, ya que esta aplicación ofrece una amplia gama de servicios de mensajería con los cuales es posible enviar a tus clientes cupones de descuento, ofertas con nuevos productos y notas de agradecimiento.  

Para conocer cómo realizar esta integración puedes leer este artículo: Envía notificaciones a tus clientes usando ClickSend cuando se genere una nueva factura.

Programa recordatorios en Google Calendar con la fecha de vencimiento de tus facturas

Con Google Calendar puedes optimizar la contabilidad de tu negocio programando recordatorios con la fecha de vencimiento de las facturas, pagos y cotizaciones creadas en Alegra

Usando esta aplicación también puedes ahorrar tiempo planificando tus tareas diarias y organizar reuniones rápidas con tu equipo para idear nuevas campañas que impulsen tus ventas.

Para conocer cómo hacer esta integración, te recomendamos leer este artículo: Crea recordatorios automáticos de vencimiento en Google Calendar.

Conoce todas las integraciones que puedes hacer con tu cuenta de Alegra visitando nuestro Marketplace.

Adicional a estas herramientas, Alegra también dispone de funciones con las cuales es posible administrar, controlar e impulsar el crecimiento de tu empresa, tales como: el registro de gastos e ingresos, creación de remisiones, ordenes de compra, gestión de bancos y la creación de diversos reportes financieros.

Si deseas agilizar aún más la contabilidad de tu Colmado, también puedes invitar a tu asesor contable a crear una cuenta en Alegra Contador, así podrás visualizar toda tu información contable en tiempo real, elaborar reportes y gestionar las finanzas de otros clientes registrados en Alegra.

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Para conocer más sobre el uso de estas funcionalidades u otros proceso en Alegra, puedes contactar a nuestro equipo de soporte o escríbenos.

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