Alegra te permite crear clientes y proveedores para usarlos al elaborar tus documentos (facturas de venta, facturas de proveedores, pagos, ingresos, cotizaciones, remisiones, órdenes de compra, notas débito y notas de crédito).

Tienes la alternativa de crear los contactos en el sistema uno a uno o importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

Si tienes una base de datos de contactos (clientes y proveedores) previamente creada o si quieres crear tus contactos en Alegra masivamente, puedes importarlos muy rápido usando un archivo de Excel en formato xlsx o xls

Sigue estos pasos para crear el archivo de excel:

Así:

Estos son los títulos para cada columna:

  • Nombre. (Requerido).
  • Tipo de identificación. (Requerido).
  • Identificación. (Requerido).
  • Ubicación (Opcional).
  • Correo electrónico. (Opcional).
  • Teléfono 1. (Opcional).
  • Teléfono 2. (Opcional).
  • Fax. (Opcional).
  • Celular. (Opcional).
  • Comentarios. (Opcional).
  • Lista de precios (Opcional). Ver más.
  • Vendedor (Opcional). Ver más.
  • Término de pago (Opcional). Ver más.

Importante:
1.- Puedes crear tu archivo de excel solo con los datos requeridos pero  te recomendamos completar todos los datos.
2.- La primera fila de la lista se considera el título de las columnas y no se importará.
3.- Recuerda guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).
4.- Debes crear un archivo de excel por cada grupo de contactos (Clientes y proveedores).

Sigue estos pasos para importar tus contactos desde el archivo de excel previamente creado:

Así: 

En el paso número seis Alegra pre-carga todos los campos de tu hoja de excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo. Debes seleccionar los títulos que corresponden a cada columna.

Importante

  • Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.
  • Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de precios, esta lista de precios se asociará a todos los contactos creados en con el mismo archivo.
  • Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.
  • Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.
  • Realiza el proceso de importación sólo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: qué el teléfono sea un número y no texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.

Para importar tus productos o servicios haz clic aquí.

Aprende cómo actualizar tus contactos de forma masiva haciendo  clic aquí. 

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