Crea o importa tus productos y servicios en Alegra Contabilidad - Costa Rica

Para crear tus productos de venta o servicios en Alegra tienes dos alternativas: 

1. Crear los productos en el sistema uno a uno.
2. Importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

1. Crear los productos en el sistema uno a uno

En Alegra Contabilidad puedes crear tus productos o servicios ingresando su información de forma rápida o configurando la información contable. A continuación te explicamos ambos métodos:

Pasos para crear productos y servicios de forma rápida:

Así:

Formulario para creación de productos

• Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
• Unidad de medida: elige la unidad de acuerdo al producto que estás creando.
• Bodega: elige la bodega o el almacén en el que quieres registrar este producto. Ver más.
• Cantidad : ingresa las unidades iniciales del producto antes de registrar facturas de compra y venta. 
• Costo inicial (Requerido para inventariables): ingresa el costo de adquisición de tus productos de venta.
• Precio base (Requerido): ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
• Impuesto: Selecciona el impuesto asociado a tu producto. Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
• Precio total (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general con impuestos incluidos. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.

Pasos para crear productos y servicios ingresando la información contable:

Así:

Completa el formulario con la siguiente información:

Información General:

• Nombre (Requerido): Ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
• Referencia (Opcional): Ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico, este campo lo defines tú y no debe confundirse con el código de producto.
• Partida arancelaria (Opcional): este campo es de uso exclusivo para exportadores en la venta de mercancía.
• Código de producto o servicio (Requerido): Agrega el código de producto o servicios (Cabys) a tus productos facturables. Consulta este artículo para saber como agregar y buscar el código Cabys a tus productos.
• Unidad de medida (Requerido): selecciona la unidad en que se mide tu inventario.
• Categoría (Opcional): si tienes categorías creadas, puedes seleccionar a la que pertenece el ítem. Ver más.
• Descripción (Opcional): En este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
• Adjuntar imagen: Con esta opción puedes agregar una o dos imágenes a tus productos o servicios, y seleccionar una como favorita para que se muestre por defecto.
• Configura la opción de variantes: usa esta opción para agregar variantes a tus ítems y clasificarnos de una forma más detallada.
• Publicar en Tienda: activa esta opción que el ítem de venta se publique de forma automática en tu tienda en línea.
• Inventariable: marca esta opción para configurar las opciones de inventario.
• Venta en negativo: activa esta opción para recibir una alerta cuando el ítem que deseas vender no lo tengas en tu stock.

Precio:

• Precio base (Requerido): ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
• Impuesto: Selecciona el impuesto asociado a tu producto. Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
• Precio total (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general con impuestos incluidos. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
• Costo inicial (Requerido): ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.

Detalle de inventario:

• Bodega: selecciona la bodega donde deseas agregar el ítem de venta.
• Cantidad inicial (Requerido para inventariables): Ingresa las unidades iniciales del producto antes de realizar facturas de compra y venta. Alegra Contabilidad te permite crear almacenes para distribuir tu inventario, conoce cómo haciendo clic aquí. 
• Cantidad mínima (Requerido para inventariables): indica la cantidad mínima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.
• Cantidad máxima (Requerido para inventariables): indica la cantidad máxima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.

Listas de precio:

• Listas de precio: asigna varios precios con valor fijo.
• Valor: asigna una porcentaje de descuento sobre el valor base. 

Campos adicionales: Agrega campos personalizables para incluir información adicional del producto.

Configuración contable:

• Cuenta contable : Selecciona la cuenta contable en la que se registrarán los valores por ventas del ítem. Los productos que crees se asociarán por defecto a la cuenta de "Ventas", si deseas puedes clasificarlos bajo nuevas subcuentas, consulta este artículo para saber cómo crearlas.
• Cuenta de inventario: selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores de entrada y salida del producto.
• Cuenta de costo de venta: selecciona la cuenta contable donde se registrarán el valor del costo de venta del producto.

2. Importa masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida

Cómo modificar la plantilla

Una vez descargada la plantilla para actualización masiva, podrás modificar los siguientes campos:

• Nombre: Es el nombre que identifica tu producto, puedes cambiarlo si deseas.
• Referencia: Es un campo que identifica el producto, puede ser tipo numérico o alfanumérico es único para cada producto. Este campo es opcional.
• Descripción: Indica las características de tu producto por ejemplo color y tamaño, este campo es opcional.
• Nombre de impuesto: Tienes 3 alternativas para asociar impuestos previamente creados a un producto:
  • Indicando el nombre del impuesto: Alegra verifica que exista un único impuesto con el nombre que indicas.
  • Indicado el porcentaje únicamente: Alegra verifica que exista un único impuesto con el valor del porcentaje que ingresas. Solo debes indicar el número sin el símbolo %.
  • Especificando nombre y porcentaje del impuesto: se usa cuando tienes impuestos con diferentes nombres e iguales porcentajes, o con los mismos nombres pero diferentes porcentajes, por lo tanto, debes especificar el nombre exacto y el porcentaje para que el sistema lo identifique.

Agregar el impuesto es opcional, si no indicas un nombre o porcentaje, el producto queda actualizado sin impuesto, siempre podrás modificarlo. Ver más. 

•  Cuenta contable: Indica el nombre de la cuenta a la que deseas asociar el producto que debes tener creada bajo la cuenta  principal de "ingresos". Ver más. Si no indicas una cuenta contable, el producto queda asociado por defecto a la cuenta de "Ventas".
• Categoría: clasifica tus productos en diferentes categorías. Ver más.
• Unidad de medida: indica la unidad de medida de tus productos, unidad, litros, metros, entre otros.
• Precio Total (Requerido): ingresa el precio de venta total al público en general, incluido los impuestos. Al ingresar este campo y seleccionar el impuesto, el campo "Precio sin impuesto" se agregara automáticamente.
• Precio Base: ingresa el precio de venta del producto, sin incluir los impuestos. Al ingresar el Precio Total este campo se llenará de forma automática.
• Listas de precio: La plantilla descargada no incluirá las listas de precio desactivadas. Haz clic aquí para conocer más sobre las listas de precio.
  
  En este caso puedes especificar precio de venta del producto en la lista "General" y para cada lista de precios creada en el sistema. Ten en cuenta:
  • Para asociar una lista de precios de tipo porcentaje (%), solo es necesario indicar un carácter (puede ser un número o letra cualquiera) en la columna de la lista de precio.
  • Para asociar una lista de precio por valor debes indicar el precio de lista del producto en la columna correspondiente.
  • Si en las columnas de listas de precio existe alguna celda vacía, el producto de esa fila no quedará asociado a la lista de precio.

• Costo unitario*: Puedes modificar el costo unitario de cada producto. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.
• Cantidad inicial*: Es la cantidad que tenía el producto al momento de su creación no es la cantidad actual, modifica este campo únicamente cuando debas hacer una corrección y ten presente que este afectará las unidades actuales en tu inventario. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables. Ver más.
• Código de barras: Ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente, haz clic aquí para conocer más.

Importante: 

Debes estar seguro de cambiar estos datos, al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.

• Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
• Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.

Recomendaciones:

• El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto procura no agregar columnas, filas o celdas.
• La columna "Código" es el identificador de los productos, por lo tanto debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
• Recuerda que puedes modificar los campos: Nombre, Referencia, Clave de producto, Descripción, Nombre impuesto, Porcentaje impuesto, Cuentas contables, Listas de precios, Costo unitario, Cantidades iniciales en bodegas y Código de barras (cuando está activado).
• Después de actualizar la plantilla, la debes guardarla como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.

Conoce las próximas actualizaciones de Alegra visitando la tabla de funcionalidades, allí podrás conocer las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro  equipo de soporte  está listo para ayudarte.