Alegra es un sistema administrativo que permite crear facturas de venta de forma fácil y rápida. Una de las ventajas que ofrece nuestra aplicación es que ha ayudado a cientos de licorerías a ganar tiempo creando sus comprobantes y a impulsar sus ganancias.

Con Alegra estos negocios también han tenido éxito gestionando sus finanzas, ya que nuestro sistema se adapta a sus actividades comerciales y posee herramientas que simplifican sus procesos contables.

Contenido:

  1. Crea tus artículos en el sistema
  2. Registra tus clientes en el sistema
  3. Factura las ventas de tu licorería
  4. Crea facturas con múltiples impuestos
  5. Vende desde un smartphone o tablet
  6. Prueba Alegra POS, nuestro sistema optimizado para puntos de venta
  7. Conoce los equipos recomendados para usar con Alegra POS
  8. Envía tus facturas por correo
  9. Consulta y envía a tus clientes su estado de cuenta
  10. Gestiona tus compras a proveedores 
  11. Conecta tus aplicaciones favoritas con tu cuenta de Alegra

¿Cómo empiezo a facturar con Alegra?

1. Crea tus artículos en el sistema

Al momento de crear una cuenta en Alegra tienes la opción de ingresar los artículos de tu licorería uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).

Sigue estos pasos para crear tus artículos uno a uno:

Así:

Cuando guardes tus artículos en el sistema, debes usar una estructura o formato para nombrarlos, así cuando tu inventario crezca la información va a estar ordenada y será más sencillo agregar nuevos ítems siguiendo ese estándar. 

A continuación te mostramos algunos ejemplos:

  • Botella de agua gasificada grande = bot-agua-gas-grande
  • Licor de Ron Nacional = lic-ron-nac
  • Vermut Importado Blanco = ver-imp-blanco
  • Jarabe de frutos rojos 1 LT = jar-fru-rojos 1 LT

Si deseas conocer más sobre la creación de productos, puedes leer estos artículos: 

2. Registra tus clientes en el sistema

Si cuentas con un listado de clientes al que vendes de forma habitual, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas.

En Alegra tienes la opción de registrar tus contactos uno a uno, crearlos desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo.

Ejemplo de registro de contactos desde el formulario:

Si deseas conocer más sobre la creación de contactos, puedes consultar estos artículos: 

3. Factura las ventas de tu licorería

Una vez registrados tus clientes y productos en el sistema, puedes elaborar facturas en segundos desde un navegador o usando Alegra POS, nuestra aplicación para puntos de venta. Tan solo recuerda incluir de forma correcta los detalles correspondientes en la descripción de cada producto y ajustar el precio si es necesario.

4. Crea facturas con múltiples impuestos

Con la función Múltiples Impuestos de Alegra puedes incluir en tus comprobantes más de impuesto para realizar correctamente el registro de tus documentos, lo cual te facilitará incorporar el impuesto de consumo en tus facturas de ventas.

Sigue estos pasos para activar la opción de Múltiples Impuestos en tu cuenta:

Así:

Si deseas conocer más sobre la creación de facturas con múltiples impuestos, te recomendamos leer este artículo: Múltiples Impuestos en tus documentos.

5. Vende desde un smartphone o tablet

Para agilizar aún más la contabilidad de tu negocio, Alegra también cuenta con una aplicación móvil para sistemas iOS y Android,  con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.

Descargala desde tu tienda de apps favorita:

6. Prueba Alegra POS, nuestro sistema optimizado para puntos de venta

 Además de vender usando nuestra versión web, también puedes crear tus facturas usando Alegra POS, un sistema más simple y ágil de facturación para puntos de venta, ideal para los establecimientos de comercio.

Si durante tu jornada tienes problemas con tu conexión a internet, usando Alegra POS puedes facturar offline y cuando se restablezca el servicio todas tus facturas se sincronizarán con tu cuenta de Alegra.

Si deseas conocer más sobre cómo agregar códigos de barras e imágenes a tus productos, te recomendamos leer estos artículos:

7. Conoce los equipos recomendados para usar Alegra POS

Si deseas adquirir equipos específicos para usar con Alegra POS, a continuación te mostraremos algunos dispositivos que hemos probado con nuestro sistema:

Características Tablet HUAWEI T3

• Sistema Operativo: Android 7
• Procesador: Qualcomm Quad Core 1.4 Ghz
• Pantalla: 9.6"
• Almacenamiento: 16GB. Ver más.

Características Samsung Galaxy Tab A

• Procesador: Octacore 1.6GHz
• Sistema Operativo: Android Marshmallow 6.0
• Memoria: 3GB
• Almacenamiento: 16GB. Ver más.

Lectores de Código:

Lector de códigos de barras 1D láser usb, 72 líneas por segundo, modo de disparo automático sobre la base, es programable para lecturas a corto o largo alcance tanto en el modo automático como manual, ideal para supermercados y bodegas. Ver más.

Lector de códigos de barras 1D láser, 98 líneas por segundo, modo de disparo automático y manual, ideal para tiendas y supermercados. Ver más.

Impresoras de punto de Ventas:

Ideal para cualquier sistema POS. No necesita cartuchos de tinta, bajo costo de operación. Trabaja con rollo de papel térmico de 58mm. Velocidad de 90mm/s, bajo ruido, impresión clara y limpia. Con indicador de luz para mostrar el tipo de trabajo que realiza. Ver más.

Imprime tanto texto como gráficos en los recibos a velocidades de hasta 200 mm/segundo, e imprime logotipos, cupones y códigos de barras. Ver más.

Si usas una tablet para facturar, recuerda que también puedes conectar una impresora Bluetooth para imprimir tus recibos.

Conoce la lista completa de dispositivos recomendados para usar con Alegra POS leyendo este artículo: Dispositivos recomendados para facturar en Alegra POS.

8. Envía tus facturas por correo

Luego de elaborar tus facturas tienes la opción de enviarlas a tus clientes por correo. Para usar esta función debes tener el correo electrónico del contacto para agregarlo al momento del envío.

9. Consulta y envía a tus clientes su estado de cuenta

Con el reporte Estado de Cuenta por Cliente es posible conocer de forma rápida el estado de la cartera del cliente seleccionado y enviar un vínculo para que el consulte esta información, reporte el pago de sus facturas e incluso realice pagos directamente desde el reporte.

Mira este ejemplo:

Si deseas conocer más sobre cómo realizar pagos directamente desde el estado de cuenta, te recomendamos leer estos artículos:

10. Gestiona tus compras a proveedores 

Con Alegra puedes elaborar órdenes de compra indicando la cantidad, detalle, precio y forma de pago, y luego enviarlas a tu vendedor para soportar la solicitud de la mercancía que requieres.

Luego de recibir el pedido, también puedes registrar en el sistema las facturas que respalda la compra detallando la información de tu proveedor, los productos comprados, su valor y las condiciones de pago.

Si deseas conocer más sobre la creación de órdenes de compra y facturas a proveedores te recomendamos leer estos artículos:

11. Conecta tus aplicaciones favoritas con tu cuenta de Alegra

Una de las ventajas que ofrece Alegra es que permite conectarse con cientos de aplicaciones usando Zapier, para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, pagos y cotizaciones.

A continuación te mostraremos algunas integraciones que puedes usar para incrementar la productividad de tu negocio:

Gestiona las ventas de tu tienda virtual de Shopify usando Alegra

Conectando tu cuenta de Alegra con Shopify podrás llevar un registro de las ventas de tu tienda virtual, sincronizar tu lista de contactos, gestionar el inventario, crear facturas y generar comprobantes de pagos asociados a tu cuenta de banco.

Aprende cómo realizar esta integración leyendo este artículo: Conecta tu Tienda Virtual de Shopify con Alegra.

Integra ClickSend y automatiza el envío de notificaciones

Ahorra tiempo gestionando tus campañas de fidelización y envía a tus clientes un SMS con cupones de descuento usando nuestra integración de Alegra y ClickSend.

Para conocer cómo realizar esta integración puedes leer este artículo: Envía notificaciones a tus clientes usando ClickSend cuando se genere una nueva factura.

Guarda tus comprobantes en Dropbox y gana tiempo gestionando tu contabilidad

Con esta integración podrás guardar de forma automática en  Dropbox todas las facturas y cotizaciones creadas en Alegra, así podrás organizar mejor tus documentos contables y llevar un control de tus ventas.

Si deseas conocer cómo realizar esta integración, te recomendamos leer este articulo: Guarda de forma automática en Dropbox las facturas creadas en Alegra.

Automatiza tus notificaciones con la ayuda de Mailchimp

Uniendo tu cuenta de Alegra con Mailchimp puedes sincronizar la lista de contactos de ambas aplicaciones, así podrás ganar tiempo a la hora de enviar notificaciones con ofertas u ofreciendo nuevos productos.

Para conocer más sobre esta integración, te recomendamos leer este articulo: Guarda los clientes de Alegra en tu cuenta de Mailchimp como nuevos contactos.

Programa recordatorios en Google Calendar con la fecha de vencimiento de tus facturas
Integrando Google Calendar a tu cuenta de Alegra puedes programar fácilmente
recordatorios con la fecha de vencimiento de tus facturas, pagos y cotizaciones.

Para conocer cómo hacer esta integración, te recomendamos leer este artículo: Crea recordatorios automáticos de vencimiento en Google Calendar.

Conoce todas las integraciones que puedes hacer con tu cuenta de Alegra visitando nuestro Marketplace.

Adicional a estas herramientas, Alegra también dispone de funciones con las cuales es posible administrar, controlar e impulsar el crecimiento de tu empresa, tales como: el registro de gastos e ingresos, creación de remisiones, ordenes de compra, gestión de bancos y la creación de diversos reportes financieros.

Si deseas agilizar aún más la contabilidad de tu Licorería, también puedes invitar a tu asesor contable a crear una cuenta en Alegra Contador, así podrá visualizar toda tu información contable en tiempo real, elaborar reportes y gestionar las finanzas de otros clientes registrados en Alegra.

¿Aún no tienes una cuenta en Alegra?

Para conocer más sobre el uso de estas funcionalidades u otros proceso en Alegra, puedes contactar a nuestro equipo de soporte o escríbenos.

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